Kita sudah sering mendengar kata ini : “Cover Note”. Ya, dokumen ini biasanya akan diminta oleh calon tertanggung manakala ia membutuhkan pengcoveran asuransi pada hari itu juga namun terkendala pada pembuatan polis asuransi yang memerlukan waktu.
Seorang calon nasabah asuransi baru saja membeli mobilnya secara tunai dan hendak dibawa dari showroom ke rumahnya, namun ia merasa khawatir dengan risiko terjadinya kecelakaan di jalan raya yang akan ia lewati. Tak ingin menyesal jika tiba-tiba ia harus mengalami kecelakaan maka ia berusaha menanyakan kepada agen perusahaan asuransi untuk mengatasi masalah tersebut. Bagaimana cara si agen dalam memberikan solusi atas hal itu ? Sementara si agen menyadari bahwa penerbitan polis asuransi dalam bentuk fisik tidak dapat dilakukan dengan instan karena ia dan calon tertanggung sendiri berada di sebuah kota yang jarak jangkauannya sangat jauh dengan kantor pusat atau kantor cabang perusahaan asuransi yang bermitra dengannya. Polis asuransi original dipastikan tidak bisa dihadirkan pada saat itu juga di depan calon tertanggung. Akhirnya diperoleh solusi dengan memanfaatkan layanan yang disebut cover note. Nah, apa itu cover note ?. Bagaimana fungsi dan mekanisme kerja dari dokumen yang satu ini ?.
Apa Beda Cover Note dengan Polis Asuransi ?
Cover Note atau Nota Penutupan adalah suatu dokumen penutupan asuransi yang bersifat sementara. Ia bukan polis asuransi meskipun dari segi hukum cover note memiliki kekuatan yang sama dengan polis dalam kedudukannya sebagai bukti perjanjian antara tertanggung dan perusahaan asuransi. Namun dari segi redaksional, isi cover note lebih singkat daripada polis asuransi. Ia mungkin hanya berisi beberapa paragraf saja yang menerangkan summary atas perjanjian asuransi sedangkan data-data lengkap atas objek asuransi maupun ketentuan lain akan terlihat pada dokumen polis asuransi.
Sifat sementara cover note tercermin dari jangka waktu atau periode keabsahan cover note dimana tanggal awal akan dimulai sejak perusahaan asuransi menyatakan setuju atas permintaan penutupan asuransi yang diajukan calon tertanggung dan akan berakhir saat : (1) tanggal polis original diterbitkan; atau (2) suatu masa waktu tertentu yang telah ditentukan (misal 14 hari kalender) sejak ditandatanganinya cover note. Diantara nomor 1 dan nomor 2, mana yang lebih dulu terjadi, maka di situ cover note akan berakhir.
Apakah Cover Note Dapat Dibatalkan ?
Umumnya cover note diterbitkan guna mengatasi persoalan diperlukannya dokumen perjanjian asuransi antara tertanggung dan perusahaan asuransi dengan segera. Karena faktor waktu maka polis asuransi mungkin hanya akan dapat ia terima sekian hari sejak dokumen SPPA (Surat Permintaan Penutupan Asuransi) beserta lampiran lengkapnya diterima oleh kantor pusat perusahaan asuransi. Atau dalam situasi dimana perusahaan asuransi ingin memastikan bahwa objek yang akan dicovernya sudah sesuai dengan kebijakan penutupan asuransi sementara kode okupasi atau aktivitas kegiatan calon tertanggung masih belum jelas sehingga membutuhkan data-data pendukung lainnya. Dalam hal ini, perusahaan asuransi dapat menerbitkan cover note untuk jangka waktu tertentu dengan kemungkinan akan dibatalkan manakala informasi material yang nantinya didapatkan tidak memuaskan perusahaan asuransi. Dalam hal ini, liability atau tanggung jawab perusahaan asuransi tetap harus ditunaikan apabila terjadi klaim pada masa periode cover note.
Bagaimana dengan kondisi sebaliknya ? Apakah tertanggung dapat membatalkan dan mengesampingkan atau mengabaikan tagihan pembayaran kontribusi cover note yang diterbitkan perusahaan asuransi ? Jawabannya, dengan merujuk pada kewajiban perusahaan asuransi yang harus tetap membayar klaim yang terjadi pada masa periode cover note maka tertanggung juga tidak boleh mengesampingkan kewajiban pembayaran kontribusi meskipun ia kemudian berpikiran lain atau bermaksud tidak jadi ikut serta asuransi setelah masa periode cover note berakhir. Dengan kata lain, tagihan kontribusi jangka pendek (short period) berhak diterima perusahaan asuransi sesuai masa waktu cover note tersebut. Jika tidak diberlakukan aturan ini maka bisa saja tertanggung hanya akan terus meminta dibuatkan cover note saat dirinya butuh perlindungan risiko namun ia tidak memiliki komitmen untuk melakukan pembayaran kontribusi saat periode cover note berakhir.
